Gmail GoogleTalk 整合服務應用于同仁間通訊

dd@tp.edu.tw 黃自強 2013/03/11

您是否有這種感覺:垃圾廣告郵件越來越多,信箱裡面的信件通常一天 200∼300 封信裡面卻沒有幾封是自己想看的信,光是花費在砍信、刪信的時間比看信還多。

本校資訊中心多年研究起怎樣防堵垃圾廣告郵件,換過一種又一種的 server 端軟體、用過一種又一種的 spam 防止機制,廣告信雖是日漸稍微少一點,但是擋到正常郵件的機率也增加了。

說實話,這個真的是一個苦惱的問題呀!

目前建議使用google提供的免費Gmail服務,每個帳號提供約7000MB(7GB)空間,擋廣告信一流,同時也提供以下幾種整合性服務:
 

通訊和連線

協同作業和發佈

Gmail Gmail
每個自訂電子郵件帳戶擁有 7.310583 GB 儲存空間的電子郵件、郵件搜尋工具,以及整合式的交談功能。
  Google 文件 Google 文件
建立、分享,以及即時進行文件的協同作業。
 
Google Talk Google Talk
免費的全球文字和語音電話。
  Google Sites Google Sites (英文版)
在同一處分享團隊資訊。
Google 日曆 Google 日曆
運用可分享的日曆協調會議和學校活動。
  Gmail 小組努力的方向   Gmail 說明    關於語音和視訊即時通訊功能

 

請跟以下步驟練習

申請一個新的google帳戶

 

1。您可以試試點Google 帳戶這裡直接申請。或寫封email給系管師,或任何已經在使用gmail的 朋友,請他送出[邀請函]您就可以申請加入了!

2。收到信後點超連結申請 

 

3。填寫基本機料開始申請帳號:

 

4。輸入完成就可以按[建立我的帳戶]

5。登入您的gmail信箱

6。按右上角→設定→

 點帳戶→ 

7。點即時通訊→啟用迴音消除-儲存變更 。這個設定可以讓您在使用視訊或語音對談時音質純淨。

 

建立通訊錄

1。在左邊即時通訊的地方加入各處室行政人員的信箱,意思就是送出好友邀請,您可以加入資訊組、系管師信箱以及學年同仁和您的好友們。

(當好友越來越多,不容易找到時,您可以在左邊點[通訊錄],建立好幾種不同的群組,用群組來分類同事、家人、和朋友等。 )

作業:把同學年的老師建立一個群組,例如:取名6年級群組, 把學年老師加入這個群組,以後要寫信給同學年每個老師,只要在收件人的地方打上第一個字:[6]就會出現6年級群組,點一下就可以同時寄給很多人!

2。如果電腦有耳機和麥克風(筆記型電腦大部分為內建攝影機和麥克風,若沒有請向電腦教室登記領用)可以一面線上和同仁A對話,一面 與朋友B輸入文字對談。或利用 電腦上的視訊攝影機,進行線上視訊通訊!

 

 

登錄您的Gmail信箱

作業:請務必到這裡登錄您的gmail信箱(作業)http://webmail.ysps.tp.edu.tw:12000/gbook.cgi?user=gmail

 

設定學校的信件都自動轉寄到gmail信箱

1。請先登入本校網路郵局

2。點個人偏好設定

3。勾選[將信件轉寄到:]填入您的gmail信箱

4。如果想保留備份請勾選[保留備份]

5。儲存即可生效。

設定臺北市網的所有信件都自動轉寄到gmail信箱

1。開啟臺北市網網址: http://www.tp.edu.tw/

2。登入帳號密碼  點[我的信箱]

3。點[個人設定]-[信件處理]-[自動轉寄]

4。填入要轉寄的gmail信箱,請考慮要不要保留副本。

5。按下[完成編輯]即可生效。

到此,以後只要收gmail就可以收到所有信件了!

另外部分信箱如:yahoo的信箱不開放向外轉寄(可能因為這樣使用者會看不到廣告,沒法賺錢),請向該網站管理員反應要求提供服務。

 

安裝google talk:

班級沒有電話分機?教室間通話設備費用太高,學校無力支付?請安裝GoogleTalk!

1。點這裡下載 Google Talk 或到本校FTP站中下載:http://www.ysps.tp.edu.tw/ftp/index.asp?dir=./google

2。此畫面請選[執行]安裝程式>

3。裝好後,點一下工作列右下角的gmail氣泡

輸入您的帳號密碼,

如果這台電腦只有您自己一人使用請勾選記憶密碼!

下次開機就會自動登入並且看到您的好友了!

4。開始通訊:

輸入朋友的email加入好友清單中

如果通訊錄中已經建立聯絡人的話,就可以很快的挑選

可以輸入文字對話,即使對方不在線上,GoogleTalk也會自動寄一email給對方您曾經聯絡的話!

準備好耳機麥克風然後按中間綠色的電話就可以對談了。

作業:用GoogleTalk送出邀請給系管師,加入好友試試看文字通訊!

作業:建立訓導處或其他處室群組,打一段文字給某組長,試試看文字通訊!

 

5。按依下右上角的[設定]

如果不想每次都自動執行請把第一行勾選取消即可。

6。如果要傳送檔案,直接把檔案拖給朋友的小圖示即可。

 

google日曆

用滑鼠拖曳的方式來建立行事

您也可以在您的手機上同步行事曆

google文件

email中可以直接點選以google文件開啟word、excel、pdf...等文件喔,這樣電腦上就算沒有裝Office軟體也可以編輯文件:

比較特別的是:當一份文件您需要很多人提供內容修改,您可以使用[共用文件]功能,邀請您同學年的老師一同完成一份文件!

另外還有picasa相簿、閱讀器等好用功能等您去利用!